Audit & Compliance (DE)

00:00:00: Wie gelingt der Spagat zwischen effizienten HR-Prozessen und wachsenden Ansprüchen an Audit, Compliance & Transparenz?

00:00:09: Und welche Möglichkeiten gibt es in der Praxis?

00:00:12: Genau darum geht es in dieser Folge.

00:00:15: Viel Spaß!

00:00:23: Herzlich willkommen zu HR.

00:00:25: What's Next?

00:00:26: Ich bin Wolfgang Euer Haust.

00:00:29: In diesem Podcast geht es um frische Perspektiven rund am HR spannende Entwicklungen im Personalmanagement.

00:00:36: Was kommt als nächstes?

00:00:38: Lasst uns HR gemeinsam neu denken.

00:00:41: Ich freue mich, dass ihr mit dabei seid!

00:00:44: Digitale Personalakten, Cloudlösungen und moderne HR-Systeme gehören heute in vielen Unternehmen zum Alltag.

00:00:52: Gleichzeitig steigen aber auch die Anforderungen an Datenqualität, Nachvollziehbarkeit und Compliance.

00:00:59: Genau darüber möchten wir heute sprechen – und ich freue mich sehr dafür, Friedhelm Reizig bei mir begrüßen zu dürfen.

00:01:06: Schön, dass du da bist.

00:01:08: Ja hallo auch von mir!

00:01:09: Ich freue mich ebenfalls an den heutigen Podcast teilnehmen zu dürfen.

00:01:14: Friedl, lass uns direkt mit einer grundsätzlichen Frage starten.

00:01:18: Wenn man dem Begriff Ordet und Compliance hört denken viele zunächst an gesetzliche Vorgaben oder Wirtschaftsprüfungen.

00:01:25: Dabei spielt das Thema gerade im Zusammenhang mit digitalen Personalakten und modernen HR-Systeme eine immer größere Rolle.

00:01:33: Warum ist es aus deiner Sicht so?

00:01:35: Und welchen konkreten Mehrwert sehen Unternehmen darin?

00:01:40: Es geht immer darum, um die Datenqualität im System hochzuhalten.

00:01:45: Das heißt es geht darum, die eingegebenen Daten zu prüfen und sicherzustellen.

00:01:51: Zum anderen geht's auch darum frei Räume zu schaffen für den Mitarbeiter denn die Prüfung gerade in dem Bereich der Personalverwaltung oder auch in der Abrechnung ist relativ groß und dauert relativ lange und ist sehr umfangreich.

00:02:05: Andererseits sind natürlich Auswertungen und Folgeaktivitäten auch von den Daten abhängig, die geprüft werden müssen.

00:02:12: Das heißt das System ist natürlich stur und prüft die Daten, die erfasst worden sind Und da sollte eine hohe Datenqualität natürlich eine große Rolle spielen.

00:02:21: Was auch wichtig ist dass Änderung halt dokumentiert werden und zwar eventuell mit dem vier Augenprinzip Da sich halt eben solche Sachen einrichten kann.

00:02:30: dort dokumentiere, was ich geändert habe und über vier Augenprinzip halt durch zwei Mitarbeiter prüfen lasse wie das Ganze funktioniert.

00:02:37: Die Wirtschaftsprüfer haben Anforderungen in ihrem Katalog

00:02:40: d.h.,

00:02:41: in der Regel dieses Vier-Augen-Prinzip darzustellen, was oft mehr bei den Unternehmen vielleicht nicht umsetzbar ist.

00:02:47: aber es hat eben auch eine Funktionstrengung die gefordert ist, d. h. derjenige der das ganze erfasst hat soll die Sachen entsprechend nicht prüften oder darf sie Sachen nicht prügen.

00:02:56: Man kann immer mit dem Argument kommen, ja wir vertrauen unseren Mitarbeitern aber diese Funktionstrennung ist halt ein großer Punkt auch bei den Wirtschaftsprüfern.

00:03:04: Dann natürlich das Thema Revisionssicherheit was eine große Rolle spielt.

00:03:08: Es wird revisionssicher dokumentiert es wird festgehalten es wird unterschrieben so kann man das ganze entsprechend nachvollziehen.

00:03:16: Ja

00:03:17: Das zeigt dass es dabei nicht nur um Compliance geht sondern vor allem um verlässliche Prozesse und eine hohe Datenqualität.

00:03:24: Wenn du auf deine bisherigen Projekte schaust Mit welchen Herausforderungen kommen Unternehmen typischerweise auf dich zu?

00:03:32: Gibt es Probleme oder Fragestellungen, die dir dabei besonders häufig begegnen?

00:03:52: Möglichkeit, den Rücklauf zu prüfen.

00:03:54: Das heißt ich muss natürlich dann immer nachhalten ist das was erfasst worden ist, was entsprechend in meinen Listen fahren ist auch entsprechend abgearbeitet wurden.

00:04:03: Oft werden auch Daten die nicht direkt abrechnungsrelevant sind ein wenig vernachlässig.

00:04:09: Es gibt in SAP Kunden eigene Infotypen, eigene Felder, die sich ändern wenn der Mitarbeiterkreis sich ändert, die Mitarbeitergruppe sich ändern.

00:04:16: Die wären manchmal vernachlässigt und dort kann man mit dem Out of Compliance Tool auch die Möglichkeit schaffen dass diese Daten, wenn sie dann geändert werden auch angezeigt werden oder zumindest das man hingewiesen wird.

00:04:26: Dass die Daten nicht geändert worden sind, wenn solche Änderungen der Mitarbeiterkreise oder Gruppen durchgeführt worden sind.

00:04:32: Wichtig ist, dass sich Unternehmen eben auf die Sachen konzentrieren möchten, die bei den Prüfung relevant sind.

00:04:38: Das heißt ich kann mit dem Audenkomplimentarienstool feststellen und da festlegen was ich prüfen möchte.

00:04:43: am besten natürlich, wenn der Wirtschaftsprüfer involviert ist und das Ganze natürlich auch abnäckend sagt So funktioniert die ganze Geschichte, so möchten wir die Prüfung entsprechend sehen was ist entsprechend geändert worden.

00:04:53: So kann man auch dann auf der sicheren Seite sein dass dann der Wirtschaftsprüfer bei der Jahresabflussprüfungen dann entsprechend die Daten auch entsprechend so abnimmt.

00:05:02: Ich habe in meiner Vergangenheit auch Unternehmen gesehen die prüfen im Nachhinein das heißt wenn die Abrechnung durchgelaufen ist und machen das Ganze mit Korrekturen.

00:05:09: Das soll natürlich nur die Ausnahme bleiben.

00:05:11: das heißt in der Regel sollte es natürlich so sein Dass der Mitarbeiter wenn er seine Abrechung hält auch eine korrekte Abbrechnung hält mit den korrekten Daten und das, was für den Monat entsprechend relevant war.

00:05:23: Ja, das klingt nach einem hohen manuellen Aufwand – und gleichzeitig nach einer Menge Potenzial diese Prozesse deutlich effizienter zu gestalten!

00:05:32: Du hast schon vorhin beschrieben, warum das Thema für viele Unternehmen immer wichtiger wird?

00:05:37: Mich würde deshalb interessieren, wenn Unternehmen Ordett- und Compliance Lösungen im HR einsetzen.

00:05:43: Welche Anwendungsfälle begegnen dir dabei am

00:05:45: häufigsten?!

00:05:47: Wo schaffen diese Lösungen aus Deiner Sicht den größten Mehrwert im Arbeitsalltag?

00:06:17: Wichtig sind auch Automatisierung und Entlastung der Mitarbeiter.

00:06:20: D.h.,

00:06:21: dieser Prüfmechanismus, der stellt wird kann automatisiert laufen.

00:06:25: Und Entlastungen der Mitarbeiter ist natürlich wichtig, dass man sich nur um die Dinge kümmert, die halt relevant sind.

00:06:31: Revisionssicher Prozesse heißt das ganze Dokumentiere.

00:06:36: Das heißt Änderungen, die vorgenommen werden, so prüfe Unterschreibe dokumentieren, was ich geprüft habe dass auch ein Wirtschaftsprüfer oder eine Innerevision eines Großunternehmens nachvollziehen kann, was da im Bereich passiert ist.

00:06:50: Wichtig für den Anwender sind natürlich Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz.

00:06:55: Wir haben den Tools Lohnartenrelationen die man nutzen kann.

00:06:59: wir haben Vergleich mit Vormonaten wir haben Höchst- und Mindestwertete definieren kann es in so typische Prüfregeln oder Prüfinweise die man im Customizing einrichten kann.

00:07:08: Und natürlich die Amontisation spielt eine große Rolle.

00:07:11: das heißt als der Nutzen des Tools sich relativ schnell amortisiert bedeutet, dass ich natürlich auch einen Mehrwert habe für das Unternehmen.

00:07:19: Dass diese ganzen Prüfungsmechanismus halt automatisiert laufen lassen kann und das Ganze sich relativ schön auf zeitlich rechnet.

00:07:29: Ja man merkt es ja nutzen dabei weit über die reine Prüfung hinaus geht und viele Prozesse im Alltag spürbar erleichtert.

00:07:37: Gab es dabei vielleicht ein Beispiel?

00:07:39: Das dir besonders in Erinnerung geblieben ist Also einen Fall, bei dem die Anforderungen zunächst ungewöhnlich waren oder bei dem sich gezeigt hat wie flexibel solche Lösungen heute eingesetzt werden können.

00:07:52: Direktes Beispiel habe ich dafür nicht.

00:07:54: Die Anforderung sind oft sehr unterschiedlich.

00:07:56: das heißt sie Kunden arbeiten mit Boardmitteln, Advoquiri, Lohnanreporter, Excel-Tabellen haben vielleicht auch schon Out of Compliance Listen die Sie nutzen um und abarbeiten.

00:08:09: Das versucht man halt mit Standardmitteln abzudecken, das heißt die Anforderungsunternehmens werden dann umgesetzt entsprechend und in dem Tool untergebracht.

00:08:20: Alles weitere würde dann in einer Schulung oder einem Workshop stattfinden, um das Ganze eben auf den Kunden spezifisch umzu... Münzen.

00:08:30: Das heißt, alles das was vielleicht bisher geprüft worden ist oder vielleicht auch mit dem Wirtschaftsprüfer schon umgesetzt worden ist in einem Prüftol unterzubringen und das Ganze entsprechend auch zu

00:08:41: dokumentieren.".

00:08:44: Wenn wir den Blick einmal noch vorne richten wie wird sich das Thema Ordit & Compliance im Zusammenhang mit HR-Prozessen deiner Meinung nach in den nächsten Jahren entwickeln?

00:08:59: werden sicherlich auch Lösungen angeboten, die das ganze Thema halt in der Cloud anbieten werden.

00:09:04: Das heißt, die ganzen Themen der Stammdatenprüfung und der Abrechnungsprüfungen werden halt eben cloudbasiert genutzt werden können was aber nicht heisst dass auch dort die Datenqualität dann leiden muss denn die Anforderung einer hohe Datenqualitet wird sowohl im on-prem System als auch in der cloud weiter in hoch bleiben.

00:09:21: Dann haben wir noch das Thema KI Was auch eine Rolle spielen wird denke ich mal.

00:09:26: Ich denke mal Anforderungen von Unternehmen, die halt eben Prüfregeln oder Prüfinweise einrichten möchten, vereinfacht angelegt werden können.

00:09:35: Das heißt wenn ich das System natürlich mit Informationen bestückt habe, die ich nutzen kann und in dem System dann sagen kann wie ich was prüfen kann und möchte, dann kann ich das sicherlich auch ganz ohne Programmierung oder Funktionsbausteine einrichten.

00:09:48: Das heisst das ganze Thema der Anlage der Prüfregen wird sich meiner Meinung nach wirklich vereinfachen?

00:09:55: Ja!

00:09:55: Ich finde es wirklich auch spannend zu sehen dass sich die Technologien verändern die Bedeutung einer hohen Datenqualität aber bestehen bleibt.

00:10:04: Lass uns die wichtigsten Punkte zum Schluss noch einmal zusammenführen!

00:10:08: Welche konkreten Empfehlungen würdest du Unternehmen mitgeben, die sich gerade mit dem Thema Orbit und Compliance im HR beschäftigen oder sich künftig intensiver damit auseinandersetzen möchten?

00:10:21: Ja, die Unternehmen profitieren davon Prüfmechanismen frühzeitig zu integrieren.

00:10:25: das heißt je je ich damit anfange umso sicherer bin ich halt eben in meiner Personalverwaltung und in meiner Endgit-Abrechnung.

00:10:32: Das heißt, die Prüfszenarien, die ich eingerichtet habe – die dann entsprechend laufen, die dann entsprechende Revisionen sicher dokumentiert werden kann nicht abarbeiten, die kann ich wie gesagt dokumentieren und bin halt auf der sicheren Seite wenn halt eben der Wirtschaftsprüfer oder der Innenrevisor halt eben die Sachen prüft, die die Sachen abgearbeitet worden sind.

00:10:51: auch die Datenqualität Grundlage ist für Folgeaktivitäten, Folgeprozesse.

00:10:57: Für Auswertungen spielt natürlich eine ganz große Rolle.

00:10:59: das heißt das System habe ich vorhin schon mal gesagt ist relativ stur es wirft nur das aus was tatsächlich auch zur Verfügung steht und für Listen oder Auswertung die aus dem System gezogen werden ist natürlich Datenqualität sehr sehr wichtig.

00:11:12: dann ist natürlich auch die Automatisierung die Freiräume ermöglicht.

00:11:16: das heißt hinsichtlich vom Timing Kapazitäten gerade auch bei Routineaufgaben die manuelle Kontrollen ersetzt, spielt eine große Rolle.

00:11:24: Das heißt ich kann Tools laufen lassen und kann die Sachen bearbeiten und habe natürlich dann auch die Möglichkeit das Ganze so zu steuern wie es für mein Unternehmen richtig empfinde und hab' auch dann die Sicherheit da sich an alles gedacht habe was ich halt eben kontrollieren

00:11:39: wollte.".

00:11:40: Ja, ist ein sehr schönes Fazit!

00:11:43: Wer früh auf gute Datenqualität klare Prüfprozesse und Automatisierung setzt Schafft eine solide Grundlage für effizientes und sicheres HR.

00:11:53: Vielen Dank, Friedl!

00:11:54: Für die spannenden Einblicke... ...und die vielen Erfahrungen aus deiner Praxis.

00:11:59: Ja auch ich habe zu danken war sehr interessant.

00:12:02: Vielen dank.

00:12:04: Das war HR What's Next?

00:12:07: Schön dass ihr heute dabei wart.

00:12:09: Wenn euch die Folge gefallen hat freuen wir uns wenn ihr den Podcast abonniert und beim nächsten Mal wieder zuhört.